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Dos und Don'ts im Online-Meeting

Knigge für online Videochats

In der heutigen Zeit ist oft die Technik nicht mehr das große Problem. Vom Tablet bis zu ganzen virtuellen Raumsystemen bietet die Palette viel Spielraum. Die Verständigung via Onlinekonferenzen kann auch über Video schnell zu Missverständnissen führen, auch wenn uns auf der anderen Seite des Bildschirms keine Aliens, sondern unsere Kollegen und Kunden gegenübersitzen. Entscheidend über den Erfolg der virtuellen Meetings sind deshalb oft weiche Faktoren wie Benimmregeln und Online-Knigge. Einige Dinge lassen sich jedoch vermeiden – damit die Videokommunikation gut gelingt hier ein paar Anregungen.

BEVOR DAS MEETING STATTFINDET…

1. Prüfen Sie die verwendete Technik.

Je einfacher die Technik, desto besser – das gilt ganz besonders für die Technologie von Videokonferenzen. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können. Ein Soundcheck mit einem Kollegen ist eine gute Empfehlung. Vorsicht: Android und Apple vertragen sich nicht immer – versuchen Sie „gemischte Systeme“ zu vermeiden.

Nehmen Sie sich Zeit und setzen sich mit der Technik, die Sie verwenden möchten auseinander. Sie sollten sich bestens auskennen – denn nichts ist peinlicher, wenn man als Gastgeber oder Moderator eines Online-Meetings ständig rumfriemelt, wahllos Fenster auf dem Desktop öffnet etc.

Überprüfen Sie außerdem die Kameraeinstellungen und stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer gut auf dem Bildschirm zu sehen ist. Halbe Köpfe, Brustausschnitte etc. sind nicht nur irritierend, sondern erschweren auch die klare Kommunikation via Körpersprache.

2. Achten Sie auf Ihre Kleidung.

Wenn man seine Geschäftspartner sehen kann, sollte man die bei der Arbeit übliche Business-Kleidung wählen, zumindest in den Körperzonen, die von der Webcam erfasst werden…

3. Wählen Sie eine ruhige Umgebung.

Für den Erfolg einer virtuellen Konferenz ist eine ruhige Umgebung wichtig. Nichts ist störender als Musik oder Geräusche im Hintergrund, deren Ursprung die Teilnehmer nicht erkennen können.

4. Eliminieren Sie Störfaktoren.

Dies ist genauso wichtig wie auch bei persönlichen Treffen. Vermeiden Sie Unterbrechungen oder andere Störfaktoren. Informieren Sie Dritte, dass Sie in einer Telefonkonferenz sind, um nicht gestört zu werden. Wenn Sie vom Büro aus an einer Videokonferenz teilnehmen, hängen Sie am besten ein "Nicht stören"-Schild an die Tür. Auch durch das Bild laufende Haustiere oder Kinder vermitteln einen unprofessionellen Eindruck. Stellen Sie auch sicher, dass unpassende Dekorationen im Hintergrund entfernt werden, bevor Sie sich in ein Videomeeting einwählen.

Erfrischungen wie Kaffee oder andere Getränke sind auf dem Konferenztisch mit Bedacht zu platzieren. Zu nahe an einem Mikrofon, stört das Klappern oder Klirren von Kaffeetassen oder Gläsern nachhaltig UND – schalten Sie Ihr Handy vor der Besprechung auf stumm. Das klingelnde Mobiltelefon ist während einer Videokonferenz ein echter "Meeting Killer" und stört dort genauso wie in "offline" Meetings.

5. Räumen Sie auf vor dem Desktop-Sharing.

Wer in einem Online-Meeting seinen Desktop mit den anderen Teilnehmern teilt, sollte sicher stellen, dass auch der virtuelle Schreibtisch sauber und aufgeräumt ist. Unordentliche, unübersichtliche Desktops gehören nicht in ein professionelles Meeting.

WÄHREND DES MEETINGS…

6. Seien Sie pünktlich.

Eigentlich selbstverständlich: Wichtigstes Gebot ist wie überall im Business-Alltag die Pünktlichkeit. Unpünktlich zu sein, gilt nicht nur in Deutschland als grobe Unhöflichkeit, da man jemandem etwas stiehlt, das man nicht mehr zurückgeben kann: Zeit. Wenn sich die Verspätung nicht vermeiden lässt, sollten Geschäftspartner rechtzeitig benachrichtigt werden. So können sie die Wartezeit wenigstens noch effektiv nutzen.

7. Moderation ist Pflicht.

Vorstellung der Teilnehmer

Sind nicht allen alle Teilnehmer der Konferenz bekannt sollte der Moderator eine Webkonferenz mit einer kurzen Vorstellung beginnen. Das schafft Awareness, schließlich interagiert man ja nicht persönlich. Auf der integrierten Teilnehmerliste sind alle Namen sichtbar. Dadurch kann man einzelne Teilnehmer auch persönlich adressieren.

Abdriften verhindern

Um das Abdriften einer Web-Konferenz zu vermeiden, ist ein Moderator Pflicht. Er sollte eine klare Agenda setzen und die Teilnehmer immer wieder zum Kernthema zurückführen. Mit regelmäßigen Fragen nach ihren Meinungen oder Vorschlägen hält ein Moderator die Teilnehmer wach und sorgt dafür, dass sie der Konferenz aktiv folgen.

Monologe unterbinden

Durchgreifen heißt es für den Moderator, wenn ein Teilnehmer einen endlosen Monolog halten will.

8. Dialekt oder nicht – Sprechen! Sie! Deutlich!

Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz.

Bei Telefonkonferenzen – auf die Stimme achten

Ohne Webcam, also wenn Sie Gesprächspartner nicht sehen, gibt es keine Körpersprache und Mimik. Daher sollten sich Teilnehmer ihre Formulierungen gut überlegen, um nicht missverstanden zu werden. Eine klare und deutliche Aussprache unterstützt beim Verständnis. Lächeln hilft, auch am Telefon – man hört es.

9. Halten Sie Blickkontakt.

Ein guter Blickkontakt mit allen Teilnehmern des Videomeetings ist sehr wichtig. Die Kamera sollte so eingestellt sein, dass man direkt in die Linse schaut. So fühlen sich die anderen Teilnehmer auch persönlich angesprochen. Schauen Sie Ihren Gesprächspartnern also auch über Video in die Augen.

10. Nutzen Sie die Stummschaltung des Mikros.

Jedes Schnaufen und Räuspern wird lautstark übertragen, nicht nur bei Headsets mit Mikro direkt vor dem Mund. Auch Telefone übertragen solche Störgeräusche. Daher den Stummschalter betätigen, während andere präsentieren oder vortragen.

11. Vermeiden Sie Multitasking.

Vermeiden Sie es, während eines Videomeetings andere Dinge nebenher zu erledigen, auch wenn Sie sich gerade nicht aktiv beteiligen. Ihre Kollegen bemerken es, wenn Sie nur kurz Facebook checken, schnell noch die eine E-Mail fertig schreiben oder einfach nur gelangweilt wirken – und das stört erheblich. Übrigens: Auch, wenn Teilnehmer während einer Videokonferenz essen, lenkt das die anderen ab und senkt die Meeting-Qualität. Lassen Sie also die Brotzeitsemmel lieber bis nach der Konferenz in der Tasche.

12. Lassen Sie andere aussprechen.

Ausreden lassen gilt in Deutschland als eine der wichtigsten Benimmregeln. Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Wichtige Fragen können auch parallel per integriertem Chatpanel besprochen werden. Falls für das Fragen und Antworten keine Zeit mehr bleibt, besteht zudem die Möglichkeit, offene Fragen noch nach dem Meeting schriftlich zu beantworten.

13. In der Kürze liegt die Würze.

Was für klassische Besprechungen gilt, sollte auch im virtuellen Raum beachtet werden: Eine Konferenz sollte 90 Minuten nicht überschreiten. Danach nimmt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer drastisch ab. Bei größeren Themenbereichen ist eine Aufteilung mit Pausen sicher erfolgversprechender.


was man bei online meetings beachten sollte


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